6 problemów, które hotele wolą przed Tobą ukryć…

Co sprawdzić, by uczestnicy byli zadowoleni, a organizacja wyjazdu przebiegła sprawnie?

Jest rzecz jasna zestaw pytań „oczywistych” o: wielkość i standard hotelu, cenę pokoi i sal, proponowane menu, ustawienie sali konferencyjnej, przerwy kawowe czy wieczorne atrakcje.   My jednak stawiamy jeszcze kilka innych ważnych pytań, które pozwalają nam uniknąć ewidentnych pomyłek np przy organizacji wyjazdów integracyjnych. Pytań o kwestie, które hotele wola przed Tobą ukryć.

1. Remonty. Tylko niewielki odsetek hoteli oficjalnie informuje „mamy teraz remont więc w zamian za niedogodności proponujemy rabat”. W większości przypadków o remoncie dowiemy się na miejscu – gdy wiertarka udarowa zza ściany będzie próbować dyskutować z prowadzącym szkolenie (i zwykle go przegada).  Hotele zwykle próbują ukryć informacje o remoncie – ale spytane wprost i jednoznacznie, nie okłamią już klienta. Oczywiście nie każdy remont wyklucza organizację w hotelu spotkania – jednak upewnijmy się co do charakteru prac i ich odległości od naszej sali/pokoi/restauracji.
2. Wesela, imprezy, inne grupy szkoleniowe. To problem podobny jak remonty: przeszkadzający hałas. Wesela to hałas w piątkowe lub sobotnie noce, – szczególnie, że muzyka z mocnego nagłośnienia będzie dudnieniem przeszywała pół obiektu. Imprezy targowe, duże konferencje, eventy – to hałas, zamieszanie czy kolejki do toalet w ciągu dnia. Dodatkowo, jeśli w dwustuosobowym hotelu my zajmujemy 20 miejsc, a inna konferencja 180 – wszystko będzie ustawione pod tą większą i nasze życzenia będą dla hotelu drugorzędne.  Oczywiście możemy zdecydować się na szkolenie w takim hotelu, ale wtedy świadomie dobierzmy lokalizację Sali konferencyjnej (na uboczu), pokoi dla uczestników (z dala od dyskoteki czy sali balowej) i godziny posiłków (o innej porze niż ta większa konferencja).
3. Łóżka małżeńskie. Aż wstyd o tym pisać, ale i to czasem jest problem. To niby oczywiste, że w przypadku grup szkoleniowych nie wchodzą one w grę, a jednak niektóre hotele – które mają takie łóżka – próbują „obejść” ten problem na dwa sposoby. Pierwszy: wstawią do pokoju dostawkę (zwykle rozkładaną sofą – znacznie mniej wygodną do spania).  Drugi: delikatnie rozsuną dwie połówki łóżka (czasem łózko małżeńskie jest rozkładalne). W tym drugim przypadku  niby zapewnią dwa osobne łóżka, ale dwie osoby nadal będą spać w odległości 50cm od siebie.  Dla obcych sobie ludzi (szczególnie dotyczy to szkoleń otwartych) to ewidentny dyskomfort.
4. Ciągła przerwa kawowa. Hotele mają ja w ofercie, ale zwykle same nie proponują – bo to dla nich mniejszy zarobek. Jeśli zamówimy „zwykłą” przerwę kawową np. od 11.00 do 11.30 to w wielu hotelach o 11.30 ją usuną/sprzątną – byśmy, szukając kawy, musieli zamówić kolejną, Szacując standardowo 3 przerwy na 1 dzień – sprawdźmy czy taniej nie wyjdzie tzw. ciągła. Kelnerzy wtedy stale donoszą kawę czy ciastka i pilnują by ich nie brakowało. Poprośmy jednak by przerwa stała przed salą – by kelnerzy, wchodząc na salę nie przeszkadzali nam, a podgrzewacz do wrzątku nie włączał się co godzinę denerwującym syczeniem.  Wyjątek:  jeśli obawiamy się, że inni goście hotelowi skorzystają z naszej kawy, możemy poprosić o jej wniesienie na salę. Jednak takie sytuacje zdarzają się rzadko.
5. Wyposażenie sali konferencyjnej. Po pierwsze, hotele lubią zawyżać  liczbę osób, które pomieszczą w sali. Spytajmy więc o wielkość sali i policzmy sami. Dla zajęć typu warsztatowego, dla grup do 15 osób dobra sala ma min 40m². Dla konferencji – potrzebujemy ok. 1,5m² na jednego uczestnika.  Pytajmy o możliwość przestawiania stolików (wielkie owalne stoły prezydialne nie sprzyjają szkoleniom), oświetlenie (idealnie mieć światło dzienne, ale do tego grube rolety do zaciemniania sali), ewentualne kolumny na środku sali (zasłaniają niektórym ekran), podłogę (kamień czy płytki dają nieprzyjemny pogłos), oraz klimatyzację (szczególnie latem).
6. Wiele hoteli deklaruje „mamy plener na pikniki dla 500 osób”. Co oznacza tylko tyle ze jeśli zrobić tam biesiadę, to przy gęsto zastawionych stolikach zmieści się tam 500 osób. Czyli mówimy o trawniku 20x20m – przeciętnym przydomowym ogródku. Nie ufajmy więc takim informacjom ani fotografiom ze strony internetowej obiektu. Te czasem mocno poddano edycji Photoshopem,  albo robiono je z perspektywy dwukrotnie powiększającej trawnik przed budynkiem.  Pamiętajmy też, że nieraz hotel pobiera opłaty za wynajęcie trawnika na zabawy integracyjne. Wbrew pozorom, plener na integrację to temat tak duży i skomplikowany, że poświęcimy mu osobny tekst.

My, rezerwując obiekt, zwracamy uwagę na jeszcze dwie kwestie. To już nie są ukrywane przez hotele niedociągnięcia – ale wspominamy o tym w tym miejscu, bo to mniej oczywiste a ważne zagadnienia.

7. Sposób zameldowania. Tu sami niedawno zaliczyliśmy wpadkę. W hotelu Marina Club byliśmy najpierw z grupą 40 osób, które przyjeżdżały swoimi samochodami o różnych porach. Byliśmy z pobytu zadowoleni – co uśpiło naszą czujność. Dwa tygodnie później robiliśmy tam wyjazd integracyjny na 200 osób. Cztery autokary podjechały jednocześnie. To przerosło recepcję: zameldowanie grupy trwało ok 90 minut, zawijana wężowo kolejka osób z walizkami nie zmieściła się w hallu, połowa grupy była już na dzień dobry wściekła.  I to mimo, że wcześniej wysłaliśmy do hotelu listę nazwisk i danych do zameldowania (co jest naszą standardową procedurą i prawie zawsze rozwiązuje problem zameldowań).  Tym razem jednak, zwiedzeni doświadczeniami z poprzedniego pobytu, nie zadzwoniliśmy by dopytać czy lista dotarła i wszystko jest OK.
8. Obiad – szwedzki stół czy podawany. Szwedzki stół jest mniej elegancki niż obsługa kelnerska, ale znacznie szybszy. Przy dobrym rozstawieniu stołu szwedzkiego (takim, by do zupy nie tworzyła się godzinna kolejka), obiad potrwa ok 30 minut. Taki sam dobór dań, w wersji podawanej przez kelnerów, to w zależności od wielkości grupy od 50 do nawet 90 minut (z  deserami, dla grup ponad 100 osób i słabszej organizacji hotelowej kuchni).  Z naszego doświadczenia – w mniej niż 5% hoteli obiad podawany trwa równie krótko co szwedzki stół. A im dłuższy obiad, tym mniej czasu na szkolenie.   Jeśli już wybieramy opcje podawaną, a do tego chcemy uczestnikom pozwolić wybierać z karty, niech wcześniej zdecydują na co mają ochotę – i do restauracji przyjdą na konkretną godzinę „na gotowe”.  Inaczej samo oczekiwanie na przygotowanie zamówionych posiłków wydłuży obiad o 30 minut.