6 problemów, które hotele konferencyjne wolą przed Toba ukryć…

IWONA PIGA

Doświadczony menedżer sprzedaży, trener i handlowiec. Znawca sektora FMCG i pracy z sieciami dystrybucji. Pracowała w Welli, Procter&Gamble, Thalgo. Od 2005 roku prowadzi szkolenia biznesowe, szkolenia zamknięte poprzez symulacje biznesowe, a także wyjazdy integracyjne. Kierowała kilkudziesięcioma projektami team building, dla grup od 8 do 300 osób. Posiada certyfikację Polskiego Stowarzyszenia Trenerów Outdoor w zakresie prowadzenia szkoleń outdoor i wyjazdów integracyjnych. Prywatnie żeglarz, turysta i narciarz.

RAFAŁ SZCZEPANIK

Prezes Training Projcts. Od 12 lat prowadzi szkolenia biznesowe, wyjazdy team building i gry symulacyjne. Jest doświadczonym menedżerem: współzałożyciel portalu Pracuj.pl, przez sześć lat był jego wiceprezesem. Pracował też w Danii i Gwatemali. Został uznany za jednego z czterech najlepszych polskich trenerów w kategorii „gry symulacyjne” (ranking firm szkoleniowych magazynu Profit i KPMG).

Prezes Polskiego Stowarzyszenia Trenerów Outdoor, które szkoli i certyfikuje trenerów team building. Autor jedynej polskiej książki poświęconej organizacji wyjazdów team building i integracyjnych dla firm („Budowanie zespołu”). Instruktor wspinaczki. Prywatnie podróżnik i alpinista – pierwszy Polak, który zdobył oba bieguny i himalajski ośmiotysięcznik. Wspiął się też na najwyższe szczyty Andów i Alp, brał udział w wyprawach na wszystkich kontynentach.

RENATA WASYLÓW

Certyfikowany Trener Biznesu i Coach ICF, trener w zakresie umiejętności osobistych i menedżerskich. Wcześniej pracowała jako Brand Manager i Trade Marketing Manager w Reckitt Benckiser i Michelin. Zarządzała takimi markami jak: Michelin, Vanish, Air Wick, Bryza, Strepsils, Nurofen. Jest też skutecznym menedżerem projektów. Doświadczenie z pracy w korporacjach, w powiązaniu z uniwersytecką wiedzą na temat finansów, pozwala jej na pracę trenera, coacha i konsultanta. Specjalnością Renaty jest coaching dotyczący przywództwa, tworzenia zespołów, komunikacji, motywacji i zarządzania. Pracuje w trzech językach: polskim, angielskim i rosyjskim.

JAROSŁAW FIGIEL

Doświadczony menedżer, od wielu lat prowadzi szkolenia z zarządzania zespołami i firmą oraz symulacje biznesowe i gry menedżerskie. Właściciel agencji trekkingowej Exploruj.pl. Przez wiele lat – jako menedżer sprzedaży – współtworzył sukces firmy Coca-Cola w Polsce. Zbudował silną pozycję firmy w centrach turystycznych południa kraju. Wdrażał nowoczesne strategie sprzedaży do kanałów immediate consumption. Ma wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu dużymi strukturami sprzedaży i dystrybucji FMCG. Od kilku lat prowadzi szkolenia biznesowe związane z zarządzaniem zespołem, budowaniem zespołów, motywowaniem, oraz technikami sprzedaży i negocjacji. Instruktor wspinaczki, przewodnik tatrzański, były ratownik TOPR. Certyfikowany trener outdoor (certyfikacja Polskiego Stowarzyszenia Trenerów Outdoor)

WITOLD MOCKAŁŁO

Doświadczony trener szkolący handlowców i szefów. Menedżer najwyższego szczebla z dwudziestoletnim stażem – wprowadził z sukcesem na polski rynek cztery firmy zagraniczne, zarządzał wieloosobowymi zespołami, koordynował projekty promocji sprzedaży. Od 15 lat prowadzi szkolenia warsztatowe z zakresu kompetencji menadżerskich i handlowych – zarządzania zespołami, budowania autorytetu szefa, motywowania, komunikacji, pracy przedstawiciela handlowego, sprzedaży i negocjacji w biznesie. Od 15 lat zajmuje się coachingiem. Uczestnik The Coaching Academy London. Członek Polskiego Towarzystwa Trenerów Biznesu.

KATARZYNA KOWALSKA

Przez 8 lat pracowała w Rettig Heating Sp. z o.o., przechodząc przez wszystkie szczeble kariery, od finansów po HR. Ukoronowaniem jej kariery było aktywne uczestnictwo w budowaniu i wdrażaniu strategii personalnej dla wszystkich firm należących do Rettig Heating Group w Europie. Pracowała też jako Dyrektor Personalny w Saint Gobain Isover Polska. Od kilku lat prowadzi szkolenia biznesowe oraz wyjazdy integracyjne oparte o gry szkoleniowe. Autorka dwóch książek na temat coachingu. Prywatnie wielbicielka domowego ogniska, spacerów po lesie i podróżowania w nieznane.

OLAF FLAK

Były pracownik centrali Forda w Niemczech i ING w Katowicach. Doktor zarządzania, przedsiębiorca internetowy. Od 10 lat prowadzi szkolenia i projekty doradcze..

MARIUSZ KĘDZIERKSI

Przez wiele lat pracował jako szef działu szkoleń, a wcześniej trener i coach handlowców w firmie Cersanit. Współtwórca systemu oceny i rozwoju pracowników w grupie Cersanit/Opoczno. Kierował zespołem trenerów wewnętrznych wspomagających sprzedaż, ma też własne doświadczenie w sprzedaży b2b. Jako trener prowadzi szkolenia miękkie i handlowe. Członek Polskiego Towarzystwa Trenerów Biznesu. C. Skuteczna sprzedaż bez manipulacji.”

Co roku trenerzy Training Projects rekomendują klientom hotele na kilkadziesiąt szkoleń, spotkań czy wyjazdów integracyjnych.  Co sprawdzają, by mieć pewność, że uczestnicy będą zadowoleni, a organizacja szkolenie przebiegnie sprawnie?

Jest rzecz jasna zestaw pytań „oczywistych” o: wielkość i standard hotelu, cenę pokoi i sal, proponowane menu, ustawienie sali konferencyjnej, przerwy kawowe czy wieczorne atrakcje.   My jednak stawiamy jeszcze kilka innych ważnych pytań, które pozwalają nam uniknąć ewidentnych pomyłek. Pytań o kwestie, które hotele wola przed Tobą ukryć.

  1. Remonty. Tylko niewielki odsetek hoteli oficjalnie informuje „mamy teraz remont więc w zamian za niedogodności proponujemy rabat”. W większości przypadków o remoncie dowiemy się na miejscu – gdy wiertarka udarowa zza ściany będzie próbować dyskutować z prowadzącym szkolenie (i zwykle go przegada).  Hotele zwykle próbują ukryć informacje o remoncie – ale spytane wprost i jednoznacznie, nie okłamią już klienta. Oczywiście nie każdy remont wyklucza organizację w hotelu spotkania – jednak upewnijmy się co do charakteru prac i ich odległości od naszej sali/pokoi/restauracji.
  2. Wesela, imprezy, inne grupy szkoleniowe. To problem podobny jak remonty: przeszkadzający hałas. Wesela to hałas w piątkowe lub sobotnie noce, – szczególnie, że muzyka z mocnego nagłośnienia będzie dudnieniem przeszywała pół obiektu. Imprezy targowe, duże konferencje, eventy – to hałas, zamieszanie czy kolejki do toalet w ciągu dnia. Dodatkowo, jeśli w dwustuosobowym hotelu my zajmujemy 20 miejsc, a inna konferencja 180 – wszystko będzie ustawione pod tą większą i nasze życzenia będą dla hotelu drugorzędne.  Oczywiście możemy zdecydować się na szkolenie w takim hotelu, ale wtedy świadomie dobierzmy lokalizację Sali konferencyjnej (na uboczu), pokoi dla uczestników (z dala od dyskoteki czy sali balowej) i godziny posiłków (o innej porze niż ta większa konferencja).
  3. Łóżka małżeńskie. Aż wstyd o tym pisać, ale i to czasem jest problem. To niby oczywiste, że w przypadku grup szkoleniowych nie wchodzą one w grę, a jednak niektóre hotele – które mają takie łóżka – próbują „obejść” ten problem na dwa sposoby. Pierwszy: wstawią do pokoju dostawkę (zwykle rozkładaną sofą – znacznie mniej wygodną do spania).  Drugi: delikatnie rozsuną dwie połówki łóżka (czasem łózko małżeńskie jest rozkładalne). W tym drugim przypadku  niby zapewnią dwa osobne łóżka, ale dwie osoby nadal będą spać w odległości 50cm od siebie.  Dla obcych sobie ludzi (szczególnie dotyczy to szkoleń otwartych) to ewidentny dyskomfort.
  4. Ciągła przerwa kawowa. Hotele mają ja w ofercie, ale zwykle same nie proponują – bo to dla nich mniejszy zarobek. Jeśli zamówimy „zwykłą” przerwę kawową np. od 11.00 do 11.30 to w wielu hotelach o 11.30 ją usuną/sprzątną – byśmy, szukając kawy, musieli zamówić kolejną, Szacując standardowo 3 przerwy na 1 dzień – sprawdźmy czy taniej nie wyjdzie tzw. ciągła. Kelnerzy wtedy stale donoszą kawę czy ciastka i pilnują by ich nie brakowało. Poprośmy jednak by przerwa stała przed salą – by kelnerzy, wchodząc na salę nie przeszkadzali nam, a podgrzewacz do wrzątku nie włączał się co godzinę denerwującym syczeniem.  Wyjątek:  jeśli obawiamy się, że inni goście hotelowi skorzystają z naszej kawy, możemy poprosić o jej wniesienie na salę. Jednak takie sytuacje zdarzają się rzadko.
  5. Wyposażenie sali konferencyjnej. Po pierwsze, hotele lubią zawyżać  liczbę osób, które pomieszczą w sali. Spytajmy więc o wielkość sali i policzmy sami. Dla zajęć typu warsztatowego, dla grup do 15 osób dobra sala ma min 40m2. Dla konferencji – potrzebujemy ok. 1,5m2 na jednego uczestnika.  Pytajmy o możliwość przestawiania stolików (wielkie owalne stoły prezydialne nie sprzyjają szkoleniom), oświetlenie (idealnie mieć światło dzienne, ale do tego grube rolety do zaciemniania sali), ewentualne kolumny na środku sali (zasłaniają niektórym ekran), podłogę (kamień czy płytki dają nieprzyjemny pogłos), oraz klimatyzację (szczególnie latem).
  6. Wiele hoteli deklaruje „mamy plener na pikniki dla 500 osób”. Co oznacza tylko tyle ze jeśli zrobić tam biesiadę, to przy gęsto zastawionych stolikach zmieści się tam 500 osób. Czyli mówimy o trawniku 20x20m – przeciętnym przydomowym ogródku. Nie ufajmy więc takim informacjom ani fotografiom ze strony internetowej obiektu. Te czasem mocno poddano edycji Photoshopem,  albo robiono je z perspektywy dwukrotnie powiększającej trawnik przed budynkiem.  Pamiętajmy też, że nieraz hotel pobiera opłaty za wynajęcie trawnika na zabawy integracyjne. Wbrew pozorom, plener na integrację to temat tak duży i skomplikowany, że poświęcimy mu osobny tekst.

My, rezerwując obiekt, zwracamy uwagę na jeszcze dwie kwestie. To już nie są ukrywane przez hotele niedociągnięcia – ale wspominamy o tym w tym miejscu, bo to mniej oczywiste a ważne zagadnienia.

  1. Sposób zameldowania. Tu sami niedawno zaliczyliśmy wpadkę. W hotelu Marina Club byliśmy najpierw z grupą 40 osób, które przyjeżdżały swoimi samochodami o różnych porach. Byliśmy z pobytu zadowoleni – co uśpiło naszą czujność. Dwa tygodnie później robiliśmy tam wyjazd integracyjny na 200 osób. Cztery autokary podjechały jednocześnie. To przerosło recepcję: zameldowanie grupy trwało ok 90 minut, zawijana wężowo kolejka osób z walizkami nie zmieściła się w hallu, połowa grupy była już na dzień dobry wściekła.  I to mimo, że wcześniej wysłaliśmy do hotelu listę nazwisk i danych do zameldowania (co jest naszą standardową procedurą i prawie zawsze rozwiązuje problem zameldowań).  Tym razem jednak, zwiedzeni doświadczeniami z poprzedniego pobytu, nie zadzwoniliśmy by dopytać czy lista dotarła i wszystko jest OK.
  2. Obiad – szwedzki stół czy podawany. Szwedzki stół jest mniej elegancki niż obsługa kelnerska, ale znacznie szybszy. Przy dobrym rozstawieniu stołu szwedzkiego (takim, by do zupy nie tworzyła się godzinna kolejka), obiad potrwa ok 30 minut. Taki sam dobór dań, w wersji podawanej przez kelnerów, to w zależności od wielkości grupy od 50 do nawet 90 minut (z  deserami, dla grup ponad 100 osób i słabszej organizacji hotelowej kuchni).  Z naszego doświadczenia – w mniej niż 5% hoteli obiad podawany trwa równie krótko co szwedzki stół. A im dłuższy obiad, tym mniej czasu na szkolenie.   Jeśli już wybieramy opcje podawaną, a do tego chcemy uczestnikom pozwolić wybierać z karty, niech wcześniej zdecydują na co mają ochotę – i do restauracji przyjdą na konkretną godzinę „na gotowe”.  Inaczej samo oczekiwanie na przygotowanie zamówionych posiłków wydłuży obiad o 30 minut.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>